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展商中心

如何保证参展效果

展览是要讲究效果的。任何参展商都会有这种愿望和要求。然而能够实现这种愿望和要求的并不多,甚至有些参展商也就没有注意到这个问题,匆匆而来,草走过场,过后不纠,这是最愚蠢最昂贵的投入形式(不计后果的投入,都是这样)。所以说,参展要讲究参展效果,要达到一种目的或者是最佳的效果目的。这才是参展所需要的和所追求的。问题的关键是怕注意不到这一点,劳民伤财把钱花了,过后总觉得不值或余味未尽,但又找不到原因所在和实现最佳效果的方法。这才是最根本的原因。 

参展商在面对形形色色的展会时,要充分考虑各种因素,这包括了展出方式、展出地点、展会规模以及主办者的资质等一系列的问题。

选择展出方式 
参加展览之前首先要选择最适合的展出方式。展出方式可以简单地分为集体展出和单独展出两类。 

集体展出大致有两种形式:一是集体参展,指一个国家、地区或一个行业以一个集体参加展览会,多表现为国家团、行业团和集团公司团;二是联合参展,两个以上的展出者组成的集体形成一个展览单位,多表现为上下游企业展团等形式。 

集体展出一般都有专门人员负责展览组织工作,对于没有参展经验和相关市场知识,实力不雄厚的中、小企业是一种比较好的展出方式,尤其是在开拓国际市场方面。但是集体展出在展出面积、展出时间、展台设计、展出风格、人员配备等方面会受限制。 

与集体展出相对的是单独展出,即由展出者独立完成展出工作。单独展出是展出者直接参加一个展览会,这是最普遍的展出形式,不仅需要一定的展览知识和技术,还需要花费一定的财力和人力,不过单独参展自主权比较大,可以设计出自己的特色、显示实力、提高知名度。 

不同的展出方式有着不同的优势和劣势,参展者应根据自身的需要和实力选择合适的展出方式,以取得最佳的展出效果。 

做到知己知彼
在自己参加的展览会上,要通过主办单位了解同行的参展情况及他们所处位置,甚至他们的展品和宣传重点。这样自己就能在展览会把握竞争的主动性,更有效地展示和宣传自己。

避免错误观念 
在展览选择中,需要注意避免一些错误的选择观念和方法。如果参展商不考虑自身的需要,不考虑市场条件,不对展览会做全面细致的选择工作,仅出于某一孤立的原因,或出于某一单方面的考虑而做出的展览选择往往是错误的。比如:因为费用低而选择展会。费用是选择展览的因素之一,但是在靠供求关系调节的市场经济中,费用低必然有其原因,大的方面可能有三点,一是展览会所在地的市场潜力可能不大,二是展览会可能不适合展出者的需要,三是展览会质量效益可能不理想。因此,因费用低而选择展会往往是错误的。不能孤立地考虑参展费用而要综合各方面因素考虑费用。市场是否有潜力,展览会是否适合展出者需要,展出效果是否好,应该作为选择的最重要考虑因素。 

提前做好筹备工作 
与经济流通的其他领域一样,展览业也有这样的规律,好的展览会展览工作效率高,展出效益好,且一般都具有专业性质,有一定的办展历史。这种展览会是靠专业技术、严格管理和长期努力造就的。但是展览会的组织者为了保证展出质量,会对展出者和参观者进行严格的控制。首先是对申请参展与参观者进行有选择的邀请。其次,组织者对已参展者进行监督检查,对违反展览规定者予以处理乃至禁止参展。此外,对参观者也会控制,符合条件者方可参观展览。这些措施保证了展览会的质量和效益。 


鉴于以上情况以及展览筹备周期长的特点,参展商在作出展览选择之后就应立即着手展览工作: 

第一,尽早着手安排展览工作。首先是需要尽早提出展览申请,展览会组织者的公开原则是按先来后到排序,并基本按此原则接纳新的参展者,因此应尽早报名。但是,组织者也可能优先照顾质量好的展出者或者公关工作做得好的展出者,所以展出者还可以作些公关工作,争取一些优惠措施。

此外,因为展览会面积有限,对于单独参加展览会的展出者而言,也应尽早落实场地。好的展场都很拥挤,尤其是好的展览时间,不提前预定是租不到好位置的. 

第二,做好长期工作打算,制定展览工作计划,按部就班地开展各项工作。在所有的营销方式中,展览可能是效率最高、环节最多、周期最长的一种方式,而且各个环节互相链接。所有这些工作不可以等到最后时刻再做,也不可以忽略某些环节不做。因此要制定周密的、长期的工作计划安排,经费、人员、工作项目、工作日程等都要统筹考虑安排。 

总之,为了保证展出的效果,展览选择工作可以大致分为:对主办单位进行研究、选择,根据展览资料进行研究、选择,通过直接询问有关方面获取资料进行研究、选择以及通过实地考察获取资料进行研究、选择。展出者可以根据自身的条件和需要使用浅层次的方式或全部的方式做展览选择工作。


如何达到最佳的参展效果: 

一、 鹤立鸡群,贵在突出 
如何鹤立鸡群,主要是在展览布置中体现它的独特性和与众不同,以及它所产生的效果。如前边所说,布展也是一种艺术,千姿百态、丰富多彩、各显奇招。因此,在展览的设计与制作中,如果想叫人注目,达到让人留下深刻印象的目的,就必须注重从设计到制作的新颖性、独特性和它的与众不同。这就要求敢于打破常规、敢于创新。如2000年厦门的国际招商洽谈会,笔者作为双汇的参展代表,在仅有的3×3平方米的展览中,如何突出双汇的特色和与众不同,本人真的煞费一番苦心。当时都是由组委会按一定规格统一装修完毕,从整体看完全都像排成一队的士兵,却找不到“将军”在哪里。且单位名称,“河南省漯河市双汇实业集团有限责任公司”18个字又配带英文,密密麻麻全镶入在10cm×200cm的横条门头中,走不进去,很难看到门头上是什么单位名称。况且,所有展区中的展位统统是一个面孔、一个模式,体现不出参展单位的“鹤立鸡群”。为改变这种状况,我们在经过与组委会再三协商后,得到了他们理解和支持,由我们自己出钱、我亲手设计,重新制作了新的大出原来2倍的横条门头,换上了红底白字“双汇集团”4个大字。远远就能看到,而且一目了然,这样不仅突出了该展览鹤立鸡群的地位,更主要的是表现出了它的大企业的大品牌,达到了壮观、醒目和招引顾客的目的。 

为了表现鹤立鸡群的展示效果,除了本人采取的上述因地制宜改进措施外,还应该坚持以下几个原则:1、坚持与众不同,走自己的新路;2、造型一定要独特,力求“高人”一筹;3、抢占有利地势,表现自身核心;4、既当领头羊,又成羊后鹿(或叫鸡头凤尾);5、利用现代高科技,使用现代新材料,造出一个全新形象;6、当灯塔,照射四方。以上这些都是确立主体地位的好方法,和成为鸡中鹤的最佳途径。 

二、立体造势,达到全方位的宣传效果 
一次展览,就是一次介绍企业、宣传企业、展示企业或团体形象的绝佳机会。同时也是让广大消费者了解一个企业产品的好机会,所以宣传和公关就显得十分重要。因此,这就需要解决好以下问题: 
 l. 与展览所在地新闻媒体取得联系,做好宣传方面的前期准备,配合当地的电视报纸做好宣传报道。在条件允许的情况下,组织好新闻发布会,并拟定出详细的宣传计划。在展期和展期前后的时间里,有序进行广告宣传,最好以软广告形式出现。 
 2. 给所有参展的有业务往来关系的客商和当地的主要代理商以及新闻媒体、工商税务、行政机关等相关部门提前发送请帖,在展览开幕前或展览结束后,举办1-2次联谊会。另外,对参展的主要客户所住宾馆、酒店,也要布展好相应的宣传内容,如大厅中的招牌、欢迎性的条幅、房间配送的宣传资料、水果等,都要尽可能地考虑周密。 
 3. 准备好充分的宣传资料,包括:企业介绍、区域或团体介绍、有关参展方面的宣传资料、宣传画等,赠送主要客户和展览中的参观者。 
 4. 与联办、主办的当地政府和省、国家组委会领导建立良好的协调关系,特别是负责整个展览会的组委会领导,要积极主动地征求他们的意见,并向他们汇报工作,取得他们的支持与帮助。这样会能从中解决很多实际问题。
 5. 做好气氛烘托,在中型和大型的展览会上,为了烘托气氛、扩大影响、招徕人们的目光,适时的盘鼓队、航空表演、军乐团、迪斯科、歌舞表演,以及唢呐队、秧歌队也是必要的,但必须要在服装与授带上以及外在方面展现出企业或团体的形象标志,让人一看便知是某某企业或单位举办的,但其间不可固定在某一地方,除在展位前后活动外,亦可来回巡回宣传。 
 6. 场外展示,为了配合内在的展示,达到内呼外应的效果,在展场前的广场处和人员必经的大道上,布置一定的户外展示也是可以的。这些户外展示:一是形式的选择,如拱门、大汽球、大布幅、灯箱、路牌、小旗等,以及造型非常奇特的创意造型作品,如在成都全国糖酒会上展出的“长城门楼”、“九条腾龙”、“飞机潜艇”等;二是展示地点选择,如街市中的繁华闹区、大商场超市、车站、广场、桥头、展场四周的高层建筑物和主要大道。如果是食品类,一定要组织好品尝赠送活动,并备齐相应的设施或征询意见簿。 

按上述活动,为确保它的成效,在展期公关宣传方面,要注意把握好3点:即联络好各方面关系,布置好亮点广告,接待好客户朋友。所谓各方面的关系,主要是指与参展企业或单位相关的方方而面的关系户、关系人。关键时候,还需要一定的感情投资,如请客送礼、发给纪念品、组织旅游等。一句话,要尽可能地让这些关系户达到满意。而所谓亮点广告,是指不管是展厅布置,还是户外广告,还是某些方面的软广告,要力求制造出1-2个亮点来,或者是一个接一个的亮点,这个亮点,要么是布展或户外展示达得与众不同、出奇制胜,要么是软广告中制造出来的新闻热点。这个热点,一定要热到“点子”上,怎么个热法和怎样去热起来,需要周密策划和好的创意。接待好客户朋友,这应是情理之中的事,并且也是一项非常重要的事。 

为了确保参展实现的最佳效果,在展出活动之前、之后和中间,要做好以下事情:之前的筹备工作要准备充分,比如参展的资金投入,怎样以最少的钱办最好的事,办成哪几件最好的事,参展规模什么样的标准最合适;展厅设计,哪种形式最新颖,还能不能创意出更好的形式;参展人数多少,都准备哪些物品和资料;吃住安排如何、招待活动如何等,都要一一做好方案,在展出的过程中对照实施。展览期间,活动开展的情况怎样、信息收集怎样、实现的效果怎样,有哪些做到了、哪些还没做到,达没达到预期的效果等,这些都要进行总结。除了当天的总结外,整个活动结束也要进行总结。必要时,还要进行论证评价。给予科学的评价,才更有利于下次参展的扬长避短。这些评价,一定要量化、科学、准确。 

总之,参展也是一门科学性的商业活动,其间有很多技巧。搞得好了,确实能够起到事半功倍的作用,达到少花钱多办事;最后收到预期的目的和收获。反之,劳民伤财,得不偿失。因此,对参展进行科学研究,并制造出规范化的实施标准,既能节省经费又能有的放矢,这些都是非常必要的,也是应该的。